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演示文稿

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演示文稿(港台译简报简述报告),因以前用幻灯片报告而混同叫幻灯片,有时也借用简报软件PowerPoint来代指电子版简报[注 1],是指就一个题目向听众陈述内容、传达讯息或观点的过程。这一过程中所展示的图片、文字说明也可叫简报。

简报的形式可以多元化:除了使用简报软体英语Presentation program之外,传统的印刷或手写方式亦是很好的简报媒介。在不少的研讨会中,海报展示论文简报都是常见的简报方式。此外,在户外场所,亦有使用大张的活动展板作简报(在香港,一般俗称为“人肉PowerPoint”)。

简报的制作

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要做一个的简报,可以依从下列四个步骤:

  • 计划:了解听众,如他们的背景、需要、甚至演讲的地点。对小学生作的简报,要活泼简明;对大学生作的简报,要清楚而不含糊。在会议室作简报,可以讲得快一点;在学校的礼堂简报,因为回音的影响而要慢慢讲。当时间不够,就要对内容有所删减。所以要事前计划可以怎样放弃而不会遗漏最重要的内容。
  • 准备:先设立主题,然后是这个简报的各个目的;之后开始写大纲、衔盖的范围。简报应该鼓励讲者和听众的互动,引起他们学习的兴趣,并鼓励他们作出回应。
  • 发表:现今发表简报,都会借助简报软体,而很少印出或手写投映片,所以在发表时要好好熟习。避免在简报上引入过量的动画,以免听众分神。如果简报内容对听众很重要,可以考虑把讲稿放在每一张投映片的笔记栏内,并把全份投映片连同笔记列印交与听众。
  • 检讨:做简报后,需要向另一班听众重复,以使下一次简报做得更好。

工具

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美军简报
  • 简报软体:今日的简报中,简报软体都不可或缺。Microsoft PowerPointOpenOffice.org Impress、Harvard GraphicskeynoteLotus Freelance都是很常用的简报软体。但当要表述复杂的图表,而软体的有限功能未能有效传达讯息,就要借助如Adobe Illustrator的美工软体来辅助制作。
  • 瀑布图:图的Y轴表示100%的市场占有率。这种图会把市场占有率由大至小,顺序以棒型图枚举。
  • BCG矩阵:一般的本科课程只会简单讲BCG矩阵的四个方格所代表的意思,但其实这个图并非固定,反而我们可以从图里看出有哪些地方可以改善,从而扭转形势。
  • SWOT分析:SWOT分析的好处是简明清楚,每一项都详列,有助决策

技巧

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  • 字体要够大。太细的话,没有人可以看到,就失去了意义。
  • 切忌在简报内插入表格,特别是资产损益表之类的表格。没有人有心机去细阅每一行细字所表达的内容。
  • 切忌贪心,在每一版塞入太多内容。每一版内最多放四、五行。太多的话,也最多分成两版或三版表示。要是你发觉你的内容超过三版,那表示你的简报不够简洁。

相关软体

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外部链接

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参见

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参考资料

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注释

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  1. ^ 借用微软简报软体PowerPoint的名称,多数时候指软件制作的电子版